Gehen Sie zielgerichtet Stress und Hektik aus dem Weg!

05.12.2014 |  Von  |  Allgemein
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Wir leben in einer schnellen Zeit: Alles wird immer rasanter, Eile, Nervosität und Druck begegnen uns überall. Nicht selten werden wir dabei selbst zum Opfer einer Hast, die wir uns meist selbst organisiert haben. Dabei entstehen Stress und Hektik eigentlich immer genau dort, wo wir sie zulassen.

Mit guter Zeit- und Projektplanung, dem Entschlacken von Routineabläufen und einer allgemein entschleunigten Lebenseinstellung ist ohne Hektik einfach mehr zu schaffen. Lesen Sie hier, wie das geht!



Es muss nicht immer alles schnell gehen

An vielen zeitlichen Engpässen sind wir selbst schuld. Wenn alles „rasch“ gemacht wird, in der Hoffnung, dass es dann eher erledigt sei, setzen wir uns selbst scharfe Grenzen. Da lohnt sich, einmal zu überprüfen, was denn wirklich „dringlich“, „eilig“, „wichtig“ oder „unaufschiebbar“ ist. So ergründen Sie, wo die Zeit als Produktivfaktor eingesetzt wird. Nicht alles, was mit solchen Worten bedacht wird, muss wirklich unter Zeitdruck abgearbeitet werden. Vieles hat eine Deadline, die wir recht locker einhalten können, wenn wir die Aufgaben sinnvoll strukturieren. So manches kann ja auch gar nicht schnell gehen. Das sollte allerdings geklärt sein, bevor die Arbeit angenommen oder ein Projekt begonnen wird. Schnelligkeit ist mitunter gut, aber weder überall wichtig noch sinnvoll.

Setzen Sie Prioritäten!

Je mehr sich die Menschen in Hektik versetzt sehen, desto eher sind sie fähig, auch Prioritäten zu setzen. Bedeutendes, wirklich Dringliches von weniger Wichtigem oder Langfristigem zu trennen, ist eine Kompetenz, die einen besonders guten Zeitplaner auszeichnet. Die Struktur ist die Wunderwaffe all derer, die sich nur selten unter zeitlichen Druck setzen lassen. Mancher staunt, dass es genau diese Zeitgenossen sind, die überdurchschnittlich gute und viele Arbeitsergebnisse vorzeigen können. Vielleicht beherrschen sie es, dem Stress trotz aller öffentlichen Eile ganz gezielte Strukturen entgegenzusetzen.



Routinen hinterfragen und abbauen

Haben Sie schon einmal geprüft, wie viel Arbeitszeit Sie mit Routinetätigkeiten ausfüllen? Überlegten Sie, ob dafür tatsächliche Notwendigkeiten bestehen? Wenn nicht, dann sollten Sie das möglichst schnell nachholen. Sie werden erkennen, wie viel Zeit Sie mit überflüssigen und banalen Routinen vergeuden. Seien es Teambesprechungen, in denen es nichts zu besprechen gibt, tägliche Arbeitsabsprachen, die bekannte Klarheiten immer wieder neu ins Gespräch bringen, oder Vorbereitungen auf Termine, die gar nicht stattfinden.Solche Dinge rauben jede Menge wertvolle Zeit, die in die essenzielle Aufgabenerledigung investiert werden könnte.

Zum Entschlacken von Routinen und Abläufen gehört auch, die Arbeiten so zu verteilen, dass alle verfügbaren Kräfte damit gleichmässig ausgelastet sind. Prüfen Sie, welche Aufgaben nicht zwingend von Ihnen selbst erledigt werden müssen. Vielleicht können diese von Kollegen übernommen werden, die gerade im Nachbarbüro genüsslich ihren Kaffee schlürfen.

Entschleunigung im Alltag

Wer ständig gehetzt durch den Tag flitzt und neben der Arbeit noch dieses und jenes erledigt, wird kaum je zur Ruhe kommen. Und wenn schon auf der Arbeit vermeintlich alles so schnell gehen muss, dann entschleunigen Sie wenigstens Ihre Freizeit. Lassen Sie dafür das Auto stehen, laufen Sie, fahren Sie gemütlich mit dem Rad oder mit der Bahn. Sie werden staunen, wie viel Zeit Sie dann sogar noch für berufliche Ideen übrig haben.

Auch im Familienleben muss längst nicht alles schnell gehen. Die Kinder können und sollen ihre Zimmer allein aufräumen, an- und ausziehen können sie sich vielleicht auch schon selbst. Das Einzige, was sie dazu wirklich brauchen, ist Zeit. Geben Sie diese Ihren Kindern, und Sie werden selbst einen entsprechenden Zeitgewinn erleben. Den können Sie mit Ihrem Partner teilen – und bewirken damit eine neue Form des Zusammenseins.



Gestalten – nicht hetzen!

Den Zugewinn, den Sie durch ihr Experiment mit der Entschleunigung in der Freizeit erlebt haben, können Sie ebenso gut im Arbeitsleben umsetzen. Hetzen Sie Ihre Mitarbeiter nicht durch die anstehenden Aufgaben, lassen Sie sich selbst auch nicht jagen. Dazu müssen klare Signale gesetzt werden. Sie zeigen, was geht und was nicht beziehungsweise wann etwas geht.



Erfahrene Projektmanager wissen, wie das Zusammenspiel von Aufgabenstellung und Zeit sinnvoll gestaltet wird. Möglicherweise können Sie sich bei diesen erfahrenen Kollegen Hinweise holen. Darüber hinaus ist es oft hilfreich, gewissermassen alles auf null zu stellen und von Grund auf neu zu organisieren. Dabei sollten Sie folgende Überlegungen anstellen:

1. Was muss vorrangig erledigt werden, hat wirkliche Priorität?
2. Welche Aufgaben haben Zeit?
3. Was lässt sich passend verteilen?
4. Worauf kann verzichtet werden?
5. Wie können Arbeiten sinnvoller strukturiert werden?

Haben Sie sich zu diesen fünf Fragestellungen einen Überblick verschafft, werden Sie auch schnell den nachlassenden Druck spüren. Selbst umfangreiche Aufgabenstellungen erscheinen Ihnen deutlich übersichtlicher. Damit erlangen Sie das Potenzial, selbst zum Gestalter zu werden und sich nicht von einer irrtümlicherweise angenommenen Hektik erschlagen zu lassen.

Der Zukunftstipp

Halten Sie künftig fest, welche Aufgaben in welchen Zeiträumen erledigt werden müssen. Dann haben Sie einen Überblick darüber, ob Sie noch weitere annehmen können und ob die Zeit dafür ausreicht. Lassen Sie sich dabei nicht unter Druck setzen. Und vor allem: Geben Sie Hektik nicht ungefiltert an Ihre Untergebenen weiter.




 

Oberstes Bild: © Angela Waye – Shutterstock.com

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